hcc.dk

Klubhåndbog

1 Indledning

 

  • Formål med klubhåndbogen:

 

1.1.1              HCC’s klubhåndbog er skabt med det formål at have et centralt sted, hvor alle overordnede beslutninger opbevares.

1.1.2              Klubhåndbogen skal sikre, at klubarbejdet bliver:

  • Målrettet
  • Overskuelige og organiseret
  • Uddelegeret
  • Kontinuerligt, så man ikke bliver afhængig af enkeltpersoner
  • Velorganiseret og godt ledet
  • Synligt for alle medlemmer

1.1.3                 Klubhåndbogen skal bruges aktivt af alle bestyrelses- og udvalgsmedlemmer samt være tilgængelig for alle klubbens medlemmer på klubbens hjemmeside.

1.1.4.             Klubhåndbogen opdateres løbende af bestyrelsen.

2 Ændringer – hvem, hvad, hvordan?

2.1                     Ændringer af klubhåndbogen kan foretages af:

2.1.1                 Generalforsamlingen: Lovene

2.1.2              Bestyrelsen: Klubhåndbogen

2.2                 I forbindelse med ændringer henledes opmærksomheden på, at der i lovenes §  7er angivet, hvilke hovedafsnit klubhåndbogen skal indeholde.

2.3                 Det vil være bestyrelsens ansvar at holde klubhåndbogen opdateret.

3 Klubbens organisation:

3.1                Klubbens overordnede struktur:

3.1.1              Generalforsamlingen

3.1.2.             Bestyrelsen:

  • Formand
  • Næstformand
  • Kasserer
  • Sekretær
  • Antal bestyrelsesmedlemmer jf. lovene

 3.1.3                 Stående udvalg:

  • Trivselsudvalget
  • Turneringsudvalget
  • Informationsudvalget
  • Uddannelses-og rekrutteringsudvalget
  • Juniorudvalget
  • Is- og materialeudvalget
  • Økonomiudvalget (overtaget af bestyrelsen)

4 Målsætning for HCC

4.1                     Formål:

4.1.1              At udbrede kendskabet til curling i Hvidovre og omegn.

4.1.2              At tilbyde de bedst mulige forhold for udøvelse af curling på alle niveauer og for                   alle aldersklasser.

4.1.3              At gøre HCC til et sted, hvor medlemmerne kan lide at komme.

4.2                     Overordnede mål:

4.2.1               I henhold til lovenes § 2.2 skal bestyrelsen hvert år forelægge den ordinære       generalforsamling de overordnede, prioriterede mål for den kommende sæsons         aktiviteter. Når forsamlingen har vedtaget målene, vil bestyrelsen få en                       tilkendegivelse af hvilke områder, medlemmerne først og fremmest ønsker,          bestyrelsen arbejder for.

5 Strategi og politikker

5.1                 Nedenstående punkter er nogle generelle betragtninger, som bør ligge til grund         for arbejdet i klubben. Hvis disse punkter følges, er klubbens målsætning opfyldt:

5.1.1              Der tilstræbes sammenhold, åbenhed og synlighed.

5.1.2              Der tilstræbes, at alle aktiviteter dokumenteres for at sikre kontinuitet i klubbens       arbejde.

5.1.3              Opgaver bør så vidt muligt uddelegeres til klubbens medlemmer og udvalg.

5.1.4              Der tilstræbes at sørge for uddannelse af såvel spillere som trænere og ledere.

5.1.5              Alle, der deltager i klubarbejdet, skal have et klart mål at arbejde efter.

6 Retningslinjer for bestyrelsesarbejde

6.1                 Generelle aktiviteter:

Maj til August:

Første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Bestyrelsen konstitueres. Sæsonen planlægges.

Oplæg til udvalg udarbejdes/aftales og sæsonens første møde for det enkelte udvalg fastsættes.

Politikker for Persondata gennemgås.

August:

Udvalgene kommer med tilbagemelding til bestyrelsen om deres planlægning af sæsonen.

Indbydelse til ny sæson fremsendes til medlemmerne tillige med opkrævning af kontingent for den kommende sæson.

Oktober:

Årets medlem udpeges.

Årets sportspræstation udpeges.

Høstturnering.

Januar:

Hvidovre Cup.

Februar:

Hvidovre Mixed Doubles.

Marts:

Indkaldelse til generalforsamling.

Regnskab og budget udarbejdes.

Formandens beretning laves.

April:

Kandidater indstilles til Idrætshædring.

Besætning af udvalg til den kommende sæson.

Afholdelse af generalforsamling.

7 Bestyrelsesmedlemmer og arbejdsbeskrivelser:

7.1                 Formand:

7.1.1                 Rutineopgaver:

  • Formanden er den overordnede ansvarlige for, at klubbens love og anden dokumentation overholdes.
  • Formanden har det overordnede ansvar for, at klubhåndbogen løbende opdateres
    • Formanden er bestyrelsens leder.
    • Formanden bør være synlig for medlemmerne.
    • Formanden har kontakten til andre organisationer.
    • Formanden skal tegne klubben udadtil.

7.1.2              Formanden bør i samarbejde med HCC’s Turneringsudvalg og Dansk Curling Forbunds Turneringsudvalg udarbejde sæsonplan og sikre sig, at de enkelte arrangementer afvikles i henhold til denne.

7.1.3              Formanden har den overordnede kontakt til kommunen og hallens personale.

7.1.4              Ajourføring af medlemsdatabase med adresser, mail adresser og telefonnumre på samtlige medlemmer (tidligere og nuværende) Ajourføring foretages af kasseren i samarbejde med formanden.

7.2                 Næstformand:

7.2.1              Rutineopgaver:

    • Næstformanden er formandens stedfortræder
    • Næstformanden bør så vidt muligt holde sig orienteret om formandens arbejde, så han til enhver tid kan erstatte denne.

 7.3                 Sekretæren:

7.3.1                 Rutineopgaver:

  • Generel administration. Diverse korrespondance. Mødereferater.
  • Være behjælpelig med udarbejdelse af dokumentation.
  • Årlig gennemgang af politikker for persondata.

7.3.2              Overføre godkendte referater til klubbens hjemmeside.

7.4                 Kassereren:

7.4.1                 Rutineopgaver:

    • Ind- og udbetalinger.
    • Medlemskontingenter.
    • Regnskab og budget.
    • Tilskud fra kommune, forbund mv.

7.4.2              Kassereren er ansvarlig for alle økonomiske bevægelser, såvel indenfor udvalg,          abonnementer, salg mv.

7.4.3              Ajourføring af medlemsdatabase med adresser, mail adresser og telefonnumre på samtlige medlemmer (tidligere og nuværende) Ajourføring foretages af Kaseren kasseren i samarbejde med formanden.

7.4.4              Procedurer for kontingentregler.

7.5                 Menige bestyrelsesmedlemmer:

7.5.1              Alle bestyrelsesmedlemmer bør melde sig til et af de stående udvalg og aktivt deltage i udvalgsarbejdet. Bestyrelsesmedlemmerne bør være formand for udvalgene.

7.5.2              Alle bestyrelsesmedlemmer bør løbende påtage sig opgaver, der passer til den enkeltes funktion i bestyrelsen.

7.5.3              De menige bestyrelsesmedlemmer har ingen faste rutineopgaver, men bør deltage i samtlige bestyrelsesmøder og løbende holde sig orienteret om arbejdet i klubben og i bestyrelsen, herunder påtage sig løbende opgaver.

7.6                 Suppleanter:

7.6.1              Suppleanter får løbende tilsendt referater af alle bestyrelsesmøder, generalforsamling og anden information, der i øvrigt tilgår bestyrelsesmedlemmerne.

7.6.2              Suppleanterne bør holde sig orienteret om bestyrelsens arbejde, så de til enhver       tid kan træde ind i bestyrelsen

7.7.                Forbundsrepræsentanter:

7.7.1              Klubmedlemmer, der sidder i DcuF’s bestyrelse, får løbende tilsendt referater af    bestyrelsesmøder, således at de kan holde sig orienteret om klubbens arbejde og    derved bedre repræsentere klubbens interesser i forbundet.

7.8                 Revisor og revisorsuppleant:

7.8.1                 Revisor:

Revisoren er ansvarlig for gennemgang og godkendelse af kassererens årlige             regnskab.

7.8.2              Revisoren er medunderskriver på diverse dokumenter mellem kommunen og klubben, eksempelvis ansøgning om tilskud.

7.8.3                 Revisorsuppleant:

7.8.4              Revisorsuppleanten skal kunne træde ind i revisorens sted.

7.9                 Dirigent:

7.9.1                 Bestyrelsesmøder:

I de tilfælde hvor der er behov, udpeger bestyrelsen blandt sig selv en dirigent til at lede bestyrelsesmøderne. Almindeligvis er det formanden og ved fravær næstformanden.

7.9.2                 Generalforsamling:

I indkaldelsen til generalforsamling anføres, hvem bestyrelsen vi! foreslå som dirigent.

Forinden er personen blevet spurgt, om han/hun vil lede generalforsamlingen, ligesom denne har fået tilsendt et eksemplar af klubbens love og de dokumenter, han/hun i øvrigt måtte ønske for at kunne sikre, at generalforsamlingen gennemføres korrekt.

8 Udvalgsarbejde:

8.1                     Procedure for udvalgsarbejde:

8.1.1.             De stående udvalg arbejder for klubbens bestyrelse, der som klubbens ledelse afstikker rammerne for udvalgenes aktiviteter.

8.1.2.             l hvert udvalg deltager et bestyrelsesmedlem, der løbende holder bestyrelsen orienteret om udvalgets arbejde samt sikrer, at rutineopgaverne udføres.

8.1.3.             Udvalgenes formål er at udføre de funktioner indenfor det enkelte udvalg, der fører til, at klubbens kort- og langsigtede mål opfyldes.

8.1.4.             Samarbejde mellem udvalgene tilstræbes.

8.1.5.             Udvalgsarbejde skal udføres i en positiv ånd til gavn for klubbens trivsel og vækst.

8.1.6.             Arbejde i udvalgene skal både tage sigte mod at tilfredsstille nuværende såvel kom kommende nye medlemmer.

8.2                     Arbejdsbeskrivelser for stående udvalg:

8.2.1                 De efterfølgende arbejdsbeskrivelser er opdelt i rutineopgaver og nye tiltag.

8.2.1.1.          Rutineopgaver er tilbagevendende opgaver, som bestyrelsen regner med, at udvalget påtager sig.

8.2.1.2.          Nye tiltag er ideer til nye opgaver. Disse kan enten være opgaver, der senere overgår til rutineopgaver, eller opgaver, der skal løses en gang for alle.

8.2.1.3.          Bestyrelsen modtager gerne ny dokumentation til klubhåndbogen, der beskriver det enkelte udvalgs arbejde, således at andre medlemmer af udvalgene lettere har mulighed for at sætte sig ind i disse opgaver.

8.2.1.4.          Bestyrelsen modtager gerne nye ideer til “nye tiltag”.

8.3                     Generelle ting for udvalgene:

8.3.1.             Udvalg har et budget som er godkendt af generalforsamlingen.

8.3.2.             Efter generalforsamlingen – eller hurtigst muligt efter sæsonstart – bør der afholdes et møde i hvert udvalg, hvor sæsonens arbejde planlægges. Udvalgenes planlagte arbejde bør rapporteres til bestyrelsen, ligesom udvalget bør fremlægge et budget.

8.3.3.             Inden generalforsamlingen bør udvalget lave en skriftlig beretning, som fremlægges på generalforsamlingen af et medlem af udvalget.

8.3.4.             Alle ind- og udbetalinger i hvert enkelt udvalg varetages af klubbens kasserer, medmindre andet er aftalt med denne.

8.3.5.             Det vil være en god ide at lave et kort referat efter hvert møde, således at der bliver fulgt op på de planlagte opgaver.

9 Stående udvalg:

9.1                 Trivselsudvalget :

9.1.1              Rutineopgaver:

  • Arrangere trivselscurling (Høj Hat)
  • Stå for salg af øl, vand, kaffe mv. ved træningsaftener og stævner.
  • Arrangere fester. (Hvidovre Cup, sæsonafslutning mv.)
  • Stå for sociale arrangementer i øvrigt. (feks. Juleturnering, short-curling, shuffleboard-turnering)
  • Stå for tilsyn med curlers lounge.
  • Stå for ceremonier ved DcuF arrangementer.
  • Arrangere modtagelse af hold med internationale resultater.

9.1.2              Nye tiltag:

  • Udarbejde procedure for ceremonien ved DcuF arrangementer.

9.2                 Turneringsudvalget:

9.2.1                 Rutineopgaver:

  • Arrangere Hvidovre Cup, Par-mix turnering, Høst Cup
  • Arrangere klubmesterskab
  • Arrangere juleturnering i samarbejde med trivselsudvalget.

9.2.2                 Nye tiltag:

  • Udarbejde procedure for afholdelse af Hvidovre Cup.
    • Afholde sæsonstart- eller sæsonafslutnings-turnering
  • Afholde Åben Figur-turnering

 9.3                 Informationsudvalget:

 9.3.1                 Rutineopgaver:

  • Via hjemmesiden og Facebook løbende sørge for at orientere om arbejdet i klubben, herunder klubbens arrangementer og resultater.
  • Formidle resultater til pressen/lokalaviserne
  • Opdatere hjemmesiden med resultater, herunder Blå Bog
  • Orientere om bestyrelsens arbejde.
  • Udarbejde HCC begivenhedskalender.

9.4                 Uddannelses og rekruteringsudvalget:

9.4.1                 Rutineopgaver:

  • Tage imod nye medlemmer.
  • Stå for skolecurling.
  • Planlægge og gennemføre begynderkursus.

9.4.2                 Nye tiltag:

  • Opsøgende arbejde for at få nye medlemmer.
  • Procedure for skolecurling.
  • Åbent Hus.
  • Curling sammen med andre idrætsgrene.
  • Kursus for holdskippere.
  • Dokumentation til begynderkursus (DCuF’s En, To, Træner-app)
  • Taktikkursus
  • Instruktørkursus

9.5                 Juniorudvalg

9.5.1                 Rutineopgaver:

  • Planlægge og gennemføre træning med juniorerne.
  • Tilmelde juniorhold til DM og åbne turneringer.
  • Sammensætte juniorhold.
  • Tilknytte fast træner til de etablerede juniorhold.
  • Udarbejde eller assistere trænerne med at lave træningsplaner for juniorholdene (benytte DCuF’s En, To, Træner-app).
  • Indstille holdene til tilskud.

9.6.2                 Nye tiltag:

  • Juniortræf (i samarbejde med DCuF)
  • Træningslejr
  • Juniorkursus
  • Spilletøj
  • Styrketræning

9.7                 Is- og Materialeudvalget

9.7.1                 Rutineopgaver:

  • Sikre trænings- og turnerings-is
  • Holdskabe
  • Vedligeholdelse af klubbens banekamera og træningsudstyr.
  • Hoc on Ice.

9.8.2                 Nye tiltag:

  • Løbende optimering af is-forholdene.

9.10.1            Økonomiudvalget: (Overtaget af bestyrelsen)

9.10.1               Rutineopgaver:

  • Tegning af bandereklamer, øvrige reklamer og annoncer

9.7.2                 Nye tiltag:

  • Andre klubsponsorer – af udstyr-eller tøjsponsor
  • Støttemur
  • Øvrige rabataftaler – med foreninger/hoteller

Gaveliste:

Der er udarbejdet følgende retningslinjer for gaver til medlemmer:

Aftrædelse fra bestyrelsen:

Efter 1 periode:                                            Bolcheglas med logo og indhold

Efter genvalg:                                              Karaffel

Æresmedlem                                               Diplom og ”frokostsæt”

(lille karaffel og 2 dramglas)

Jubilæer (andre klubber)                             Passende gave, evt. med HCC logo

Årets medlem                                              Vandrepokal og lille bæger samt 3. fl. rødvin

Årets sportspræstation                                Vandrepokal og 3 fl. rødvin

Vinder af Bøllehat                                        Gavekort

Vinder af Høj Hat                                         Købmandskurv

Vinder af Høj Hat 60+                                 Købmandskurv

Klubmesterskab:

Seniorer                                                       Vin (nr. 1-4)

Juniorer                                                        Chokolade (nr. 1-4)

Tilskud:

Separate retningslinjer til holdene (junior og elite)

Füssen:                                                        Transport (tilmelding = egenbetaling)

Ledsagende voksen: alle udgifter dækkes

Medlemsarrangementer:

Medlemsarrangementer uden instruktører og udenfor almindelige træningstider og søndage efter elitetræning:

250,00 kr. pr. bane.

Medlemsarrangementer med egne instruktører på fredage / lørdage (alm. curl´fun dage):

1.000,00 kr. pr. bane og betaling af instruktører.