1 Indledning
Formål med klubhåndbogen:
1.1.1 HCC’s
klubhåndbog er skabt med det formål at have et centralt sted, hvor alle
overordnede beslutninger opbevares.
1.1.2 Klubhåndbogen
skal sikre, at klubarbejdet bliver:
·
Målrettet
·
Overskuelige og organiseret
·
Uddelegeret
·
Kontinuerligt, så man ikke bliver afhængig af
enkeltpersoner
·
Velorganiseret og godt ledet
·
Synligt for alle medlemmer
1.1.3 Klubhåndbogen
skal bruges aktivt af alle bestyrelses- og udvalgsmedlemmer samt være
tilgængelig for alle klubbens medlemmer på klubbens hjemmeside.
2 Ændringer – hvem, hvad, hvordan?
2.1 Ændringer
af klubhåndbogen kan foretages af:
2.1.1 Generalforsamlingen: Vedtægter
2.1.2 Bestyrelsen: Klubhåndbogen
2.2 I
forbindelse med ændringer henledes opmærksomheden på, at der i vedtægternes §
7er angivet, hvilke hovedafsnit klubhåndbogen skal indeholde.
2.3 Det vil være bestyrelsens ansvar at holde
klubhåndbogen opdateret.
3 Klubbens organisation:
3.1 Klubbens
overordnede struktur:
3.1.1 Generalforsamlingen
3.1.2 Bestyrelsen:
·
Formand
·
Næstformand
·
Kasserer
·
Antal bestyrelsesmedlemmer jf. vedtægterne
3.1.3 Stående udvalg:
·
Trivselsudvalget
·
Turneringsudvalget
·
Uddannelses-og rekrutteringsudvalget
·
Juniorudvalget
·
Is- og materialeudvalget
·
Informationsudvalget
·
Eliteudvalget
·
Seniorudvalg – 60+
4 Målsætning
for HCC
4.1 Formål:
4.1.1 At
udbrede kendskabet til curling i Hvidovre og omegn.
4.1.2 At
tilbyde de bedst mulige forhold for udøvelse af curling på alle niveauer og for
alle aldersklasser.
4.1.3 At
gøre HCC til et sted, hvor medlemmerne kan lide at komme.
4.2 Overordnede mål:
4.2.1 I
henhold til vedtægternes § 2.2 skal bestyrelsen hvert år forelægge den ordinære
generalforsamling de overordnede, prioriterede mål for den kommende sæsons
aktiviteter. Når forsamlingen har vedtaget målene, vil bestyrelsen få en
tilkendegivelse af hvilke områder, medlemmerne først og fremmest ønsker,
bestyrelsen arbejder for.
5 Strategi
og politikker
5.1 Nedenstående
punkter er nogle generelle betragtninger, som bør ligge til grund for arbejdet
i klubben. Hvis disse punkter følges, er klubbens målsætning opfyldt:
5.1.1 Der tilstræbes sammenhold, åbenhed og synlighed.
5.1.2 Der
tilstræbes, at alle aktiviteter dokumenteres for at sikre kontinuitet i
klubbens arbejde.
5.1.3 Opgaver
bør så vidt muligt uddelegeres til klubbens medlemmer og udvalg.
5.1.4 Der
tilstræbes at sørge for uddannelse af såvel spillere som trænere og ledere.
5.1.5 Alle,
der deltager i klubarbejdet, skal have et klart mål at arbejde efter.
6
Retningslinjer for bestyrelsesarbejde
6.1 Generelle
aktiviteter – årshjul:
Maj til August:
Første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.
Bestyrelsen konstitueres. Sæsonen planlægges.
Oplæg til udvalg udarbejdes/aftales og sæsonens første
møde for det enkelte udvalg fastsættes.
Politikker for Persondata gennemgås.
August:
Udvalgene kommer med tilbagemelding til bestyrelsen om
deres planlægning af sæsonen.
Indbydelse til ny sæson fremsendes til medlemmerne
tillige med opkrævning af kontingent for den kommende sæson.
Der udarbejdes en sæsonplan for turneringer og aktiviteter i klubben, der løbende
opdateres
Oktober:
Årets medlem udpeges. (Overrækkes
på høstturnering)
Årets sportspræstation udpeges. (Overrækkes på
høstturnering)
Høstturnering.
November:
Danish Open
Nordic
Junior Open
Januar:
Hvidovre Cup.
Februar:
Hvidovre Mixed Doubles.
Marts:
Indkaldelse til generalforsamling.
Regnskab og budget udarbejdes.
Formandens beretning laves.
April:
Kandidater indstilles til Idrætshædring.
Besætning af udvalg til
den kommende sæson.
Afholdelse af generalforsamling.
7 Bestyrelsesmedlemmer
og arbejdsbeskrivelser:
7.1 Formand:
7.1.1 Rutineopgaver:
·
Formanden er den overordnede ansvarlige for, at
klubbens love og anden dokumentation overholdes.
·
Formanden har det overordnede ansvar for, at
klubhåndbogen løbende opdateres
· Formanden er
bestyrelsens leder.
· Formanden bør
være synlig for medlemmerne.
· Formanden har
kontakten til andre organisationer.
· Formanden skal
tegne klubben udadtil.
7.1.2 Formanden
bør i samarbejde med HCC’s Turneringsudvalg og Dansk Curling Forbunds
Turneringsudvalg udarbejde sæsonplan og sikre sig, at de enkelte arrangementer
afvikles i henhold til denne.
7.1.3 Formanden har den overordnede kontakt til kommunen og hallens
personale.
7.1.4 Ajourføring
af medlemsdatabase med adresser, mailadresser og telefonnumre på samtlige
medlemmer (tidligere og nuværende) Ajourføring foretages af kassereren i
samarbejde med formanden.
7.2 Næstformand:
7.2.1 Rutineopgaver:
· Næstformanden
er formandens stedfortræder
· Næstformanden
bør så vidt muligt holde sig orienteret om formandens arbejde, så denne til
enhver tid kan erstatte formanden.
7.3 Kassereren:
7.3.1 Rutineopgaver:
· Ind- og
udbetalinger.
· Medlemskontingenter.
· Regnskab og
budget.
· Tilskud fra kommune,
forbund mv.
· Curl’fun
afregninger
· Opkrævninger
til DCuF for arrangementer i klubben.
· Børneattester
7.3.2 Kassereren
er ansvarlig for alle økonomiske bevægelser, såvel indenfor udvalg,
abonnementer, salg mv.
7.3.3 Ajourføring
af medlemsdatabase med adresser, mailadresser og telefonnumre på samtlige
medlemmer (tidligere og nuværende) Ajourføring foretages af Kassereren i
samarbejde med formanden.
7.3.4 Procedurer
for kontingentregler.
7.4 Menige bestyrelsesmedlemmer:
7.4.1 Alle
bestyrelsesmedlemmer bør melde sig til et af de stående udvalg og aktivt
deltage i udvalgsarbejdet. Bestyrelsesmedlemmerne bør/kan være formand for
udvalgene.
7.4.2 Alle
bestyrelsesmedlemmer bør løbende påtage sig opgaver, der passer til den
enkeltes funktion i bestyrelsen.
7.4.3 De
menige bestyrelsesmedlemmer har ingen faste rutineopgaver, men bør deltage i
samtlige bestyrelsesmøder og løbende holde sig orienteret om arbejdet i klubben
og i bestyrelsen, herunder påtage sig løbende opgaver.
7.5 Suppleanter:
7.5.1 Suppleanter
får løbende tilsendt referater af alle bestyrelsesmøder, generalforsamling og
anden information, der i øvrigt tilgår bestyrelsesmedlemmerne.
7.5.2 Suppleanterne
bør holde sig orienteret om bestyrelsens arbejde, så de til enhver tid kan
træde ind i bestyrelsen, derfor inviteres de til at deltage i
bestyrelsesmøderne.
7.6. Forbundsrepræsentanter:
7.6.1 Klubmedlemmer,
der sidder i DCuF’s bestyrelse, får løbende tilsendt referater af
bestyrelsesmøder, så de kan holde sig orienteret om klubbens arbejde og derved
bedre repræsentere klubbens interesser i forbundet. Herudover er referaterne
tilgængelige på forbundets hjemmeside.
7.7 Revisor og
revisorsuppleant:
7.7.1 Revisor:
7.7.1.1. Revisoren
er ansvarlig for gennemgang og godkendelse af kassererens årlige regnskab.
7.7.1.2 Revisoren
er medunderskriver på diverse dokumenter mellem kommunen og klubben, f.eks.
ansøgning om tilskud.
7.7.2 Revisorsuppleanten
7.7.2.1 Revisorsuppleanten
skal kunne træde ind i revisorens sted.
7.8 Dirigent:
7.8.1 Bestyrelsesmøder:
I de tilfælde hvor der er behov, udpeger bestyrelsen
blandt sig selv en dirigent til at lede bestyrelsesmøderne. Almindeligvis er
det formanden og ved fravær næstformanden.
7.9.2 Generalforsamling:
I
indkaldelsen til generalforsamling anføres, hvem bestyrelsen vil foreslå som
dirigent.
Forinden er personen blevet spurgt, om han/hun vil
lede generalforsamlingen, ligesom denne har fået tilsendt et eksemplar af
klubbens love og de dokumenter, han/hun i øvrigt måtte ønske for at kunne
sikre, at generalforsamlingen gennemføres korrekt.
8
Udvalgsarbejde:
8.1 Procedure
for udvalgsarbejde:
8.1.1. De
stående udvalg arbejder for klubbens bestyrelse, der som klubbens ledelse
afstikker rammerne for udvalgenes aktiviteter.
8.1.2. l
hvert udvalg deltager et bestyrelsesmedlem, der løbende holder bestyrelsen
orienteret om udvalgets arbejde samt sikrer, at rutineopgaverne udføres.
8.1.3. Udvalgenes
formål er at udføre de funktioner indenfor det enkelte udvalg, der fører til,
at klubbens kort- og langsigtede mål opfyldes.
8.1.4. Samarbejde
mellem udvalgene tilstræbes.
8.1.5. Udvalgsarbejde
skal udføres i en positiv ånd til gavn for klubbens trivsel og vækst.
8.1.6. Arbejde
i udvalgene skal både tage sigte mod at tilfredsstille nuværende såvel kom
kommende nye medlemmer.
8.2 Arbejdsbeskrivelser
for stående udvalg:
8.2.1 De
efterfølgende arbejdsbeskrivelser er opdelt i rutineopgaver og nye tiltag.
8.2.1.1. Rutineopgaver
er tilbagevendende opgaver, som bestyrelsen regner med, at udvalget påtager
sig.
8.2.1.2. Nye
tiltag er ideer til nye opgaver. Disse kan enten være opgaver, der senere
overgår til rutineopgaver, eller opgaver, der skal løses en gang for alle.
8.2.1.3. Bestyrelsen
modtager gerne ny dokumentation til klubhåndbogen, der beskriver det enkelte
udvalgs arbejde, så andre medlemmer af udvalgene lettere har mulighed for at
sætte sig ind i disse opgaver.
8.2.1.4. Bestyrelsen
modtager gerne nye ideer til “nye tiltag”.
8.3 Generelle
ting for udvalgene:
8.3.1. Udvalg
har et budget som er godkendt af generalforsamlingen.
8.3.2. Efter
generalforsamlingen – eller hurtigst muligt efter sæsonstart – bør der afholdes
et møde i hvert udvalg, hvor sæsonens arbejde planlægges. Udvalgenes planlagte
arbejde bør rapporteres til bestyrelsen, ligesom udvalget bør fremlægge et
budget.
8.3.3. Inden
generalforsamlingen bør udvalget lave en skriftlig beretning, som fremlægges på
generalforsamlingen af et medlem af udvalget.
8.3.4. Alle
ind- og udbetalinger i hvert enkelt udvalg varetages af klubbens kasserer,
medmindre andet er aftalt med denne.
8.3.5. Det
vil være en god ide at lave et kort referat efter hvert møde, så der bliver
fulgt op på de planlagte opgaver.
9 Stående
udvalg:
9.1 Trivselsudvalget:
9.1.1 Rutineopgaver:
·
Arrangere trivselscurling (Høj Hat)
·
Stå for salg af øl, vand, kaffe mv. ved
træningsaftener og stævner.
·
Arrangere sammenkomster/fester. (Hvidovre Cup,
sæsonafslutning mv.)
·
Stå for sociale arrangementer i øvrigt. (f.eks.: Jule-turnering, short-curling, shuffleboard-turnering)
·
Stå for tilsyn med curlers lounge.
·
Stå for ceremonier ved DCuF arrangementer.
·
Arrangere modtagelse af hold med internationale
resultater.
9.1.2
Nye tiltag:
·
Udarbejde procedure for ceremonien ved DCuF arrangementer.
9.2 Turneringsudvalget:
9.2.1 Rutineopgaver:
·
Arrangere Hvidovre Cup, Høst
Cup, mixed double turnering, Nordic Junior Tour, Danish Open
·
Arrangere klubmesterskab
·
Arrangere juleturnering i samarbejde med
trivselsudvalget.
9.2.2 Nye tiltag:
·
Udarbejde procedure for afholdelse af Hvidovre Cup.
·
Afholde sæsonstart- eller sæsonafslutnings-turnering
·
Afholde Åben Figur-turnering
9.3.1 Rutineopgaver:
·
Via hjemmesiden og Facebook løbende sørge for at
orientere om arbejdet i klubben, herunder klubbens arrangementer og resultater.
·
Formidle resultater til pressen/lokalaviserne
·
Opdatere hjemmesiden med resultater, herunder Blå Bog
·
Orientere om bestyrelsens arbejde.
·
Lave nyhedsbreve til klubbens medlememr
9.4 Uddannelses og rekrutteringsudvalget:
9.4.1 Rutineopgaver:
·
Tage imod nye medlemmer.
·
Stå for skolecurling. Kordineres med Curl’fun
ansvarlig
·
Planlægge og gennemføre begynderkursus og øvrige
relevante kurser
·
Afvikle Åbent Hus
·
Gennemføre
fællestræninger
9.4.2 Nye
tiltag:
·
Opsøgende arbejde for at få nye medlemmer.
·
Procedure for skolecurling.
·
Curling sammen med andre idrætsgrene.
·
Kursus for holdskippere.
·
Kursus i fejning
·
Dokumentation til begynderkursus (DCuF’s En, To,
Træner-app)
·
Taktikkursus
·
Instruktørkursus
·
Nye kurser der kan forbedre spillernes curlingspil
9.5 Juniorudvalg
9.5.1 Rutineopgaver:
·
Planlægge og gennemføre træning med juniorerne.
·
Tilmelde juniorhold til DM og åbne turneringer
·
Sammensætte juniorhold
·
Tilknytte fast træner til de etablerede juniorhold
·
Udarbejde eller assistere trænerne med at lave
træningsplaner for juniorholdene (benytte DCuF’s En, To, Træner-app)
·
Indstille holdene til tilskud
9.5.2 Nye
tiltag:
·
Juniortræf (i samarbejde med DCuF)
·
Træningslejr
·
Juniorkursus
·
Spilletøj
·
Styrketræning
9.6 Is- og Materialeudvalget
9.6.1 Rutineopgaver:
·
Sikre trænings- og turnerings-is
·
Holdskabe (fordeling af skabe foretages af formanden)
·
Vedligeholdelse af klubbens banekamera og
træningsudstyr
·
Hoc on Ice.
9.6.2 Nye tiltag:
·
Løbende optimering af is-forholdene.
9.7 Eliteudvalget
9.7.1 Rutineopgaver:
·
Følge klubbens elitearbejde jf. Målsætning og strategi
samt handlingsplaner for junior- og seniorelite
·
Behandle ansøgninger jf. retningslinjer for
elitestøtte støtte fra eliteholdene både juniorer og seniorer. Indstillinger
skal godkendes af bestyrelsen.
9.7.2 Nye
tiltag:
·
Løbende optimering af målsætning og strategi samt
handlingsplaner.
9.8 Økonomiudvalget: (Overtaget af
bestyrelsen)
9.8.1 Rutineopgaver:
·
Tegning af bandereklamer, øvrige reklamer og annoncer
9.8.2 Nye
tiltag:
·
Andre klubsponsorer – af udstyr-eller tøjsponsor
·
Støttemur
·
Øvrige rabataftaler – med foreninger/hoteller
Gaveliste:
Der er udarbejdet følgende retningslinjer for gaver
til medlemmer:
Aftrædelse fra bestyrelsen: Gave aftales i bestyrelsen.
Jubilæer (andre klubber) Passende gave, evt. med HCC logo
Årets medlem Vandrepokal
og lille bæger samt 3. fl. rødvin
Årets
sportspræstation Vandrepokal
og 3 fl. rødvin
Vinder af Bøllehat Gavekort
Vinder af Høj
Hat Købmandskurv
Vinder af Høj Hat
60+ Købmandskurv
Klubmesterskab:
Seniorer Vin
(nr. 1-4)
Mixed
Doubles Vin
(nr 1+2)
Juniorer Chokolade/Slik
(nr. 1-4)
Tilskud:
Tilskud til eliteholdene både juniorer og seniorer
behandles af eliteudvalget jf. retningslinjer.
Andre tilskud behandles af bestyrelsen.
Medlemsarrangementer – Curl’n Fun:
Medlemsarrangementer
uden instruktører på ledige træningstider og søndage efter elitetræning:
300,00 kr. pr.
bane.
Medlemsarrangementer uden instruktører på fredage /
lørdage (alm. curl´fun dage):
1.000,00 kr. pr. bane
Skolecurling:
HCC stiller med 2 instruktører + 1 person til baren :
kr. 1.000
Træning af ikke-HCC medlemmer/hold:
kr. 500 for et træningspas (1½) time til klargøring af is
Ajourført april 2026